المسئولون والمكان الافتراضي

المسئول عن الخزينة

حين يكون في الشركة أكثر من خزينة مفعّلة، لا يحرك الشيك من الخزينة أو إليها إلا مسئولها. ونص الشاشة: «المسئول عن الخزينة وحده يدخل شيكا إليها أو يخرجه منها (إيداع · تحصيل · ارتداد · تسليم · ردّ · تظهير · فقدان وما يعيدها) — حين يكون في الشركة أكثر من خزينة مفعّلة.»

فإجراء على شيك في خزينة لست مسئولا عنها يرفض بسبب صريح، مثل «أنت لست مسئولا عن خزينة «…».». وبخزينة مفعّلة واحدة لا يعمل هذا الشرط أصلا.

تحديد المسئولين

من الخزائن والمحافظ زر المسئولون في صف الخزينة يفتح مسئولو خزينة «…»: قائمة أعضاء الشركة بالاسم والبريد، ومربع بجوار كل عضو. حدد المسئولين ثم حفظ المسئولين.

• المسئول لا بد أن يكون عضوا في شركة الخزينة؛ والقائمة تعرض أعضاءها وحدهم. لو كانت فارغة فأضف العضويات أولا من عضويات الشركات.
• عضو خرج من الشركة يبقى اسمه في عمود المسئولون موسوما «(خارج الشركة)» — أزله من هنا.
• خزينة بلا مسئولين لا تستقبل تحويلا ولا شيكا قادما مع مندوب: تظهر في القوائم معطلة بجوارها «الخزينة المستلمة بلا مسئولين — حدّد مسئوليها من «الخزائن والمحافظ» أولا.».

ولكي يستلم المسئول تحويلا أو يؤكد وصول شيكات يحتاج كذلك صلاحية تحويل واستلام الشيكات — راجع التحويل بين الخزائن.

من يسأل عن المكان عند الطباعة والتسجيل؟

• المسئول عن خزينة يختار المكان من خزائنه هو وحدها، ولو كانت خزينته بمحفظة واحدة لا يظهر له حقل.
• غير المسئول عن أي خزينة لا يسأل عن خزينة ولا محفظة: الشيك يوضع في مكانه الافتراضي إن حدده المسئول، وإلا في الخزينة الرئيسية ومحفظتها الافتراضية.
• ولو لم يوجد مكان افتراضي أصلا يرفض الحفظ برسالة «حدّد خزينة ومحفظة افتراضية للشركة من إعدادات الخزائن.».

يسري هذا على الطباعة بكل أشكالها، وطباعة الشيك البديل، وتسجيل الشيكات الواردة والصادرة.

الخزينة والمحفظة الافتراضية

المكان الذي يوضع فيه شيك المستخدم تلقائيا. يضبط من موضعين بنفس الكارت الخزينة والمحفظة الافتراضية:

• الملف الشخصي — يضبطه المستخدم لنفسه، ونصه: «المكان الذي يوضع فيه الشيك تلقائيا عند الطباعة أو التسجيل، ويمكنك تغييره وقتها.» (وجملة «ويمكنك تغييره وقتها» تظهر لمن يسأل عن المكان عند الطباعة). ثم حفظ، والرسالة «تم حفظ الخزينة والمحفظة الافتراضية.».
• فورم المستخدم (إنشاء أو تعديل) — يضبطه المسئول للمستخدم: «المكان الذي يوضع فيه الشيك تلقائيا عند الطباعة أو التسجيل لهذا المستخدم، ويستطيع تغييره من ملفه الشخصي.»

في الكارت سطر لكل شركة أنت عضو فيها، وفيه قائمة بالمحافظ المفعّلة: باسم «الخزينة — المحفظة» حين تكون للشركة أكثر من خزينة، وباسم المحفظة وحده بخزينة واحدة. والخيار الفارغ أول القائمة يقول ماذا يحدث بدون اختيار:

• «افتراضي الشركة: الخزينة / المحفظة» — حين تكون للشركة خزينة رئيسية بمحفظة افتراضية.
• «بلا افتراضي — يختار المكان عند كل شيك».

ولو عطلت المحفظة المختارة أو حذفت يظهر تحت السطر «الافتراضي المحفوظ لم يعد صالحا (عطّل أو حذف) — اختر من جديد.».

والكارت لا يظهر إلا حين يكون للمكان معنى في الشركة: أكثر من خزينة مفعّلة، أو خزينة فيها أكثر من محفظة مفعّلة. والقائمة فيها كل محافظ الشركة المفعّلة، لا خزائن المستخدم وحدها — فالمسئول يحدد مكانا لمستخدم ليس مسئولا عن أي خزينة.

مشاكل شائعة

• المستخدم يطبع ولا يسأل عن المكان — ليس مسئولا عن أي خزينة؛ الشيك يذهب لمكانه الافتراضي. اضبطه من فورم المستخدم.
• «حدّد خزينة ومحفظة افتراضية للشركة…» — لا مكان افتراضي للمستخدم ولا خزينة رئيسية بمحفظة افتراضية؛ اضبط أحدهما.
• خزينة لا تظهر في «الخزينة المستلمة» — بلا مسئولين، أو معطّلة.

صفحات ذات صلة

• الخزائن والمحافظ
• المستخدمون
• شاشة الطباعة